Themenbereich: 6.1. Datenschutzpflichten von Unternehmen

Unternehmen sollten so wenig wie möglich personenbezogene Daten erheben, verarbeiten und nutzen. Jedenfalls müssen Sie personenbezogene Daten ohne Namen oder mit falschem Namen speichern, soweit dies nach dem jeweiligen Verwendungszweck möglich ist und im Vergleich zum Schutzzweck keinen unverhältnismäßig hohen Aufwand erfordert. Welche weiteren Pflichten mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbunden sind, lesen Sie in den Unterkapiteln.

6.1.3 Verpflichtung auf das Datengeheimnis

Das Datengeheimnis gemäß Bundesdatenschutzgesetz verbietet es Personen, die bei der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, diese Daten unbefugt zu erheben, zu verarbeiten oder zu nutzen.

Hinweis: Das Datengeheimnis besteht auch nach Beendigung der Tätigkeit noch fort.

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Mitarbeitende für die Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigen, müssen Sie diese bei Aufnahme der Tätigkeit schriftlich auf das Datengeheimnis verpflichten.

Beachten Sie, dass nicht nur Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer als Beschäftigte im Sinne des Datenschutzgesetzes gelten, sondern auch die folgenden Personengruppen:

• Auszubildende
• Teilnehmende an Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben
• Rehabilitandinnen und Rehabilitanden
  Das sind Personen, die an Maßnahmen teilnehmen, um
  • ihre berufliche Eignung abzuklären oder
  • sie nach längerer, krankheitsbedingter Abwesenheit zunächst stundenweise wieder am Arbeitsplatz einzugliedern (Arbeitserprobung).
• Beschäftige in anerkannten Werkstätten für Menschen mit Behinderungen
• Beschäftige nach dem Jugendfreiwilligendienstegesetz (z.B. Teilnehmende am freiwilligen ökologischen oder sozialen Jahr)
• wirtschaftlich unselbständige, aber arbeitnehmerähnliche Personen (z.B. in Heimarbeit Beschäftigte)
• Bewerberinnen oder Bewerber für ein Arbeitsverhältnis beziehungsweise Personen, deren Arbeitsverhältnis beendet wurde
• Beamtinnen und Beamte, Richterinnen und Richter, Soldatinnen und Soldaten

Tipp: Ein Muster für die Verpflichtung auf das Datengeheimnis finden Sie auf den Internetseiten des Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Die Verpflichtung müssen sowohl die Mitarbeitenden als auch die Vertretung der Arbeitgeberseite, die die Unterrichtung vornimmt, unterschreiben. Das kann beispielsweise durch das Personalbüro oder die Datenschutzbeauftragte oder den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens erfolgen.

Den Mitarbeitenden müssen Sie eine Kopie der Niederschrift aushändigen.